Protocolo para envío de correos electrónicos

El objetivo del protocolo para envío de correos electrónicos con o sin archivo adjunto y en cumplimiento de deberes académicos es simple:

"Enviar correctamente la información solicitada por el docente. Y para ello, se necesita algo más que un emisor y un receptor con buzón electrónico"

Apreciados estudiantes, en medio de la situación actual el correo electrónico se convierte en un canal de comunicación muy importante entre ustedes y sus profesores. Observar unos lineamientos mínimos es trascendental para garantizar el óptimo ejercicio de la comunicación entre dos personas, es decir, que el correo electrónico alcance plenamente su objetivo. El tráfico de correos durante las próximas semanas se verá incrementado notablemente al igual que la demanda de tiempo para dar respuesta a los mismos. Dar en el blanco es importante, por favor no lo tome a la ligera:

Utilice siempre su correo electrónico personal para enviar deberes académicos o comunicarse con un docente, absténgase de hacerlo desde los correos de familiares, amigos, vecinos o compañeros.

IMPORTANTE, TENGA EN CUENTA POR FAVOR:

Muchas personas olvidan los datos de sus buzones electrónicos (usuario y/o contraseña). Encuentran como alternativa fácil y rápida simplemente crear otra cuenta que seguramente pasará al olvido en cuestión de días o semanas. De hecho, muchos usuarios de teléfonos inteligentes con Android no tienen ni idea con qué cuenta lo registraron.

Tenga en cuenta las siguientes sugerencias:

• En la medida de lo posible “cásese” con una única cuenta de correo electrónico, sea fiel y cuídela de por vida.

• Procure que su ID o usuario (lo que va a la izquierda de la @) hable bien de usted. Emplee combinaciones entre sus nombres y apellidos y evite palabras, combinaciones o frases rebuscadas que no dicen mucho (o más bien nada) a la hora de identificar al remitente. Si va a usar un solo apellido, que sea el primero (usualmente el paterno), así evita confusiones.

• Evite que su ID esté ligado al curso o año, pues no es posible modificarlo/actualizarlo luego.

• Al configurar su cuenta, evite a toda costa reemplazar sus nombres y apellidos completos y en orden por juegos de palabras o similares. Asegúrese, insisto, en no cambiar el orden de sus apellidos (ignore, si es el caso, las circunstancias) o evitar deliberadamente su primer apellido, ya que éste es el que le da a usted el lugar en las listas.

• Un detalle simple pero importante: escriba las mayúsculas iniciales de sus nombres y apellidos. No escriba todo en minúsculas.

• Tómese el tiempo para asignar la contraseña y los otros parámetros de seguridad/acceso a su cuenta de manera responsable, a conciencia.

• Se sugiere emplear los servicios de Google para crear la cuenta de correo electrónico ya que ofrecen un abanico amplio de posibilidades, servicios y Apps.

Asegúrese de tener correctamente la dirección del destinatario del mensaje: usuario@buzon.com. Así mismo, asegúrese de no confundir los diferentes prestadores de servicio de correo: Hotmail, Outlook, msn, yahoo, gmail, entre otros.

Recuerde: el hecho de que un correo no "rebote" no significa que haya llegado al buzón correcto. No lo tome a la ligera.

El campo ASUNTO no es para escribir el mensaje. Asunto es una pequeña cadena de caracteres que indica de qué trata el contenido, además es visible en la bandeja de entrada, es decir, se puede leer sin necesidad de abrir el mensaje. Esto facilita administrar los correos.

Algunos ejemplos:

• Saludo.
• Envío trabajo.
• Puesta en práctica del protocolo.
• Guía 2.
• Infografías fase 1.
• Consulta técnica.
• Invitación a almorzar.

A menos que se le solicite, no debería incluir sus datos (nombres, apellidos y curso) en el campo Asunto, pues el lugar para ellos está en otro sitio: configuración de su cuenta (exceptuando el curso),  Mensaje y en el nombre del o los archivos que adjunte.

Nunca escriba el contenido de su Mensaje en el campo Asunto.

En la práctica del ejercicio de la comunicación, éste es el aspecto más importante en tanto que permite alcanzar el objetivo perseguido, o echarlo a perder. Muchos correos electrónicos omiten el sentido de la comunicación ente dos personas

El Mensaje del correo electrónico debe contener, en párrafos independientes y separados por un espacio en blanco (doble Enter), cuidando la redacción, ortografía, uso de signos de puntuación:

Saludo
No se trata de adular, lisonjear (…). Es una norma de cortesía. El saludo debe ser simple pero respetuoso. “Buenos días profesor, deseo se encuentre bien”.

Motivo
Este es el corazón del correo electrónico. Ahora sí debe escribir el mensaje completo, claro, asertivo. Tenga en cuenta que sólo usted conoce la intención del mismo; no cometa el error de suponer que el receptor va a entender lo que usted supone obvio.

Archivos adjuntos
Si el correo adjunta archivos, mencione con claridad e incluya sus nombres y extensión. No omita usar la expresión "adjunto archivo". Si son varios, procure hablar de cada uno. ¡Y por amor de Dios, no olvide adjuntarlos!!!

Ejemplo: “Adjunto archivo .PDF con la fase 3 del proyecto en “Fase3-Pepito Pérez-1106.pdf”.

Es muy importante que el nombre del archivo hable de él mismo, esto sugiere asignarlo correctamente al momento de guardarlo (si es un documento de Word, una presentación de Power Ponit, por ejemplo).

En caso de archivos descargados de móviles o la web, renómbrelo. Nombres de archivo como IMG0245657.JPG no son amigables.

Es posible que el docente indique el formato para el nombre del archivo. Sea cuidadoso al renombrar sus archivos. No lo tome a la ligera.

Evite a toda costa:

• Reemplazar el archivo adjunto por enlaces desde un repositorio como Drive o Dropbox, a menos que el tamaño del archivo lo amerite.
• Reemplazar el archivo adjunto por la acción de copiar y pegar/insertar fotos o imágenes como parte del mensaje cuando se le solicita adjuntar dichos archivos.
• Insertar las imágenes en documentos de Word o presentaciones cuando se solicita adjuntar los archivos gráficos.
• Cambiar la extensión del archivo en el ejercicio de renombrarlo.
• Adjuntar más de una vez el mismo archivo.
• Enviar más de una vez el mismo correo.

Despedida
Al igual que el saludo… “Gracias por su tiempo. Que tenga un buen día”. Luego, firme con sus nombres, apellidos y curso.

Sométase a los tiempos designados por quien solicita o requiere el correo electrónico, no deje para última hora; no haga uso del buzón de excusas rebuscadas (…).